Es ist schon fast eine Situation für einen Albtraum: Der Steuerberater stellt die Frage nach dem Fahrtenbuch für das Finanzamt. Und schnell ist klar, dass am Fahrtenbuch mehr dranhängt als nur ein paar notierte Kilometer. Denn auch wenn das Führen des Fahrtenbuchs recht lästig ist, ist es doch ausschlaggebend dafür, wie hoch die steuerliche Belastung für ein Firmenfahrzeug ausfällt. Ist das Fahrtenbuch nicht vorhanden oder unvollständig ausgefüllt, kann es schnell teuer werden.
Doch was kann man tun, wenn kein Fahrtenbuch vorliegt oder es unklar ist, ob das den Anforderungen des Finanzamts auch entspricht? Fahrzeugortung heute: Mehr als nur Standort anzeigen!
Warum der Steuerberater ein Fahrtenbuch verlangt
Ein Fahrtenbuch ist für das Finanzamt dann relevant, wenn ein Fahrzeug zwar betrieblich genutzt wird, aber private Fahrten auch nicht ausgeschlossen sind. In Deutschland gibt es zwei Methoden, das Fahrzeug korrekt zu versteuern:
- 1%-Regelung (pauschale Versteuerung)
- Die Fahrtenbuchmethode (exakte Abrechnung nach Nutzung)
Das Fahrtenbuch ist also der Nachweis gegenüber dem Finanzamt, wie hoch die private und betriebliche Nutzung des Fahrzeugs jeweils ist. Liegt dieser Nachweis nicht vor, muss die Nutzung des Autos geschätzt werden. Und dies passiert oft zum Nachteil des Unternehmens.
Was passiert, wenn kein Fahrtenbuch vorliegt?
Wird kein Fahrtenbuch geführt, kann dies zu ernsthaften steuerlichen Nachteilen führen. Denn wenn dieses nicht vorliegt, greift das Finanzamt in der Regel automatisch zur 1%-Regel zurück, die oftmals eine deutlich höhere Steuerlast bedeutet. Alternativ kann es auch zu einer Schätzung kommen, die aber auch eher ungünstig ausfallen wird.
Liegt kein sauber geführtes Fahrtenbuch vor, werden also im schlimmsten Fall Steuernachzahlungen inklusive zusätzlicher Zinsen fällig. Diese Kosten kann man sich lieber sparen (genauso auch die dazugehörigen Diskussionen mit dem Finanzamt oder Prüfern).
Kann man ein Fahrtenbuch nachträglich erstellen?
Das ist schnell die brennendste Frage, wenn das Finanzamt um das Fahrtenbuch bittet. Allerdings ist hier leider die Antwort: nur sehr eingeschränkt.
Denn ein Fahrtenbuch muss zeitnah und fortlaufend geführt werden und nachträglich rekonstruierte Fahrten gelten oftmals als nicht glaubwürdig.
Das Finanzamt erkennt ein Fahrtenbuch nur an, wenn folgende Bedingungen gegeben sind:
- das Fahrtenbuch muss lückenlos sein
- es dürfen keine nachträglichen Änderungen erkennbar sein
- die Pflichtangaben müssen enthalten sein.
Häufige Probleme bei einer nachträglichen Erstellung sind oftmals fehlende Details, Ungenauigkeiten oder fehlende Nachweise. Die nachträgliche Erstellung eines Fahrtenbuchs ist also in der Regel nur für interne Zwecke möglich, steuerlich wird es jedoch selten akzeptiert.
Anforderungen an ein korrektes Fahrtenbuch (Finanzamt-konform)
Um ein korrektes Fahrtenbuch zu erstellen, das vom Finanzamt akzeptiert wird, muss es folgenden Anforderungen entsprechen. Pro Fahrt gibt es folgende Pflichtangaben:
- Datum der Fahrt
- Start- und Zielort
- Zweck der Fahrt (z.B. Kundentermin mit Kundenname)
- Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
- Gefahrene Kilometer
Außerdem muss das Fahrtenbuch lückenlos geführt werden, also muss jede Fahrt dokumentiert werden. Darüber hinaus muss klar zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten getrennt werden und es dürfen keine nachträglichen Änderungen ohne Nachweis vorliegen. Und das Fahrtenbuch muss manipulationssicher geführt werden.
Diese strengen Vorgaben führen auch zu den klassischen Problemen bei manuellen Fahrtenbüchern. Es kommt zu vergessenen Einträgen, unklaren Formulieren oder Rechenfehlern und schon wird das Fahrtenbuch ungültig.
GPS-Tracking & digitale Fahrtenbücher: Die einfache Lösung für Unternehmen
Viele dieser genannten Probleme lösen digitale Fahrtenbücher auf einen Schlag. Mit den GPS-Steckern von Powerfox werden alle Fahrten automatisch und DSGVO-konform erfasst und exakt dokumentiert. Diese Daten sind auch im Nachgang noch jederzeit aufrufbar.
Im Vergleich zu einer Erfassung mit Papier oder Excel hat das digitale Fahrtenbuch die Vorteile, dass der manuelle Aufwand des Erfassens komplett wegfällt und deutlich weniger Fehler passieren können. Die erfassten Daten sind direkt vollständig und bei Powerfox auch direkt finanzamtkonform aufgebaut.
Für Unternehmen bedeutet das:
- Weniger Stress bei der Steuererklärung
- Bessere Übersicht über den Fuhrpark
- Zeitersparnis im Alltag
Wie GPS-gestützte Fahrtenbücher den Alltag erleichtern
Mit GPS-Trackern von Powerfow und unserem digitalen Fahrtenbuch gelingt die vollständige Dokumentation aller Fahrten einfach und schnell, es wird nichts vergessen und auch im Nachhinein sind alle Daten nachvollziehbar. Außerdem sind alle Daten jederzeit schnell und einfach für den Steuerberater exportierbar. Das Risiko, dass das Fahrtenbuch vom Finanzamt abgelehnt wird, sinkt also enorm, wenn dieses digitalisiert ist und auf Basis von GPS-Trackern erstellt wurde.
Fazit: Mit GPS-Trackern auf der sicheren Seite des Fahrtenbuches für das Finanzamt sein.
Ohne die korrekte Führung eines Fahrtenbuchs drohen schnell finanzielle Nachteile in Form von Steuerrückzahlungen. Das Erstellen des Fahrtenbuchs ist im Nachhinein oft nicht möglich und im Alltag auch eher aufwendig
Ein digitales Fahrtenbuch mit automatischer GPS-Erfassung dokumentiert Fahrten lückenlos, automatisch und korrekt. So bist du bestens vorbereitet, wenn der Steuerberater nach dem Fahrtenbuch fragt.
