Mit der Einführung von GPS-Tracking im Firmenfahrzeug gehen viele Vorteile einher, darunter das digitale Fahrtenbuch und das automatische Erfassen aller wichtigen KPIs für das Fuhrparkmanagement. Doch was für das Management weniger bürokratischen Aufwand und mehr Transparenz bedeutet, kann sich für Fahrer schnell wie Überwachung und Kontrolle anfühlen, besonders wenn durch die besagte Transparenz auch Konfliktpotenziale entstehen können.
Warum Diskussionen über Einsatzzeiten im Fuhrpark so häufig entstehen
Das Problem bei einer Technologie, die so große Transparenz schafft, ist, dass objektiv Zahlen schwarz auf weiß erfasst werden, die sonst eher der subjektiven Wahrnehmung unterliegen. Wo manuelle Aufzeichnungen oft fehleranfällig oder lückenhaft sind, erfasst GPS-Tracking klar, was tatsächlich geschehen ist.
Deswegen kann es so natürlich zu Konflikten kommen aufgrund eines Vertrauensdefizits zwischen Managern und Fahrern. Außerdem legt GPS-Tracking ggf. Fehlverhalten oder Punkte mit Besprechungs- oder Klärungsbedarf auf.
Typische Streitthemen zwischen Fuhrparkmanager und Fahrer
Es gibt viele „wunde Punkte“ bei der Kommunikation zwischen Fuhrparkmanagern und Fahrern. Nicht eingehaltene Arbeitszeiten, Verdacht auf Privatnutzung, die Erinnerung an das Pflegen des Fahrtenbuchs – die Liste ist lang. Habe ich als Fuhrparkmanager das Gefühl, mich nicht auf die Aussagen meiner Fahrer verlassen zu können, kann ein GPS-Tracker den Nachweis sicher liefern. Viele Streitthemen umfassen folgende Inhalte:
„Ich war pünktlich“ – Abweichungen bei An- und Abfahrtszeiten
Wann war die Ankunftszeit? Wann wurde losgefahren? Diesen Sachverhalt deckt GPS zuverlässig auf und zeigt auf, wo hier die tatsächlichen Zeitpunkte im Vergleich zur Aussage lagen.
„Die Route war so nicht fahrbar“ – Diskussionen über Umwege
War der Umweg aufgrund eines Staus, einer Sperrung oder doch ein privater Abstecher? Ein Abgleich der Systemdaten mit Verkehrsdaten schafft hier schnell Klarheit.
„Ich hatte keine Pause“ vs. Ruhezeiten-Nachweis
Auch Pausenzeiten müssen dokumentiert werden, doch hier können GPS-Tracker Diskrepanzen aufdecken.
Überstunden und ungeklärte Leerzeiten
Kommt es beim GPS zu ungeklärten Leerzeiten, entsteht Klärungsbedarf. In die andere Richtung kann GPS aber auch Überstunden erfassen und dokumentieren.
Verdacht auf Privatnutzung des Dienstfahrzeugs
Kommt es zu einer heimlichen privaten Nutzung des Dienstfahrzeugs, kann GPS dies aufdecken.
GPS-Tracking als neutraler Schiedsrichter mit objektiver Dokumentation
Mit einem GPS-Tracker in den Firmenfahrzeugen werden alle diese Streitthemen direkt objektiv belegbar. Das GPS lügt nicht; durch lückenlose und manipulationssichere Zeitstempel wird aus Verdacht ein Sachverhalt. Das Routenprotoll zeichnet alle Informationen über die Fahrt auf und benachrichtigt mich sogar bei Abweichungen von festgelegten Routen. Als Fuhrparkmanager kann ich also direkt nachvollziehen, was passiert ist, und habe den Standort und die Nutzung meines Fahrzeugs schwarz auf weiß vor Augen.
Was darf ein Arbeitgeber beim GPS-Tracking?
Für deine Fahrer kann natürlich das Gefühl entstehen, dass durch das GPS-Tracking nicht Vorteile entstehen, sondern eher eine Überwachung stattfindet. Das kann natürlich ein berechtigter Vorwurf sein, deswegen solltest du auch wissen, auf welcher Grundlage du deine Fahrzeuge tracken darfst.
Wichtig ist, dass die Daten, die erhoben werden, verhältnismäßig, zweckmäßig und entsprechend der aktuellen Bestimmungen der DSGVO aufgezeichnet werden. Wie das geht, kannst du hier nachlesen – GPS im Firmenwagen: Was Arbeitgeber dürfen – und welche Rechte Fahrer haben
GPS-Tracking richtig einführen – so wirkst du Skepsis entgegen
Selbst eine rechtssichere Einführung von GPS-Trackern im Fuhrpark kann mitunter zu großer Skepsis und Ablehnung im Team führen. Niemand möchte sich überwacht oder kontrolliert fühlen, allerdings ist das ja auch nicht der Hauptzweck eines Trackings. Genau solche Themen gilt es schon vor der Installation der Tracker zu kommunizieren und zu klären. Um GPS-Tracking optimal anzukündigen und eine erfolgreiche interne Kommunikation zu gewährleisten, solltest du folgende Schritte befolgen.
Fahrer frühzeitig einbeziehen, nicht vor vollendete Tatsachen stellen
Die zeitliche Abfolge der Einführung sollte sein „Ankündigung – Raum für Fragen – Installation“ und nicht „Installation – Ups, das hätten wir erklären sollen – Ja gut, jetzt ist es schon da“. Indem du schon lange vor der Zeit deinem Team das Tracking und seine Vorzüge vorstellst und Raum für Fragen und Bedenken einräumst, schaffst du Vertrauen in die Maßnahme und erhältst vielleicht noch wertvolle Einblicke und Rückmeldungen deines Teams für die weitere Kommunikation.
Transparenz über Zweck, Umfang und Ansprechpartner
Privatsphäre und Datenschutz sind wichtige Themen, über die sich dein Team zu Recht Sorgen machen darf! Vergiss hier nicht deine Fürsorgepflicht und kommuniziere deine Maßnahmen und Gedanken rund um den Datenschutz klar und eindeutig. Außerdem stell sicher, dass klar ist, wer Zugriff auf die Daten hat und an wen sich das Team im Zweifelsfall wenden kann.
Fahrern Zugang zu eigenen Daten geben
Je mehr die Fahrer selbst in den Prozess mit eingebunden werden, desto mehr Eigenverantwortung können sie für ihr eigenes Handeln tragen und das Tracking als Bereicherung und nicht als Kontrolle wahrnehmen. Wenn ich selbst meine Daten einsehen kann und von dem Tracking profitiere, steigt auch die Akzeptanz im Team.
Konflikte sachlich lösen – so führen Sie Gespräche bei Unstimmigkeiten
Trotz oder vielleicht wegen des eindeutigen Nachweises über die Fahrzeugdaten kann ein Gespräch über nicht eingehaltene Arbeitszeiten oder ähnlichem schnell eskalieren oder zu Unmut führen. Deswegen ist es wichtig, ein Gespräch entsprechend vorzubereiten und zu führen. Geh also vor dem Gespräch die gesammelten Daten durch und reflektiere, ob diese auch das Verhalten, das du ansprechen möchtest, stichhaltig nachweisen können. Denn einen Verdacht unbegründet auszusprechen kann dein Teamgefüge nachhaltig schädigen.
Fahrer zuerst schildern lassen – dann die Daten zeigen
Bevor du die Daten präsentierst, lass den Fahrer die Situation erst aus seiner Sicht schildern. Sehr oft zeigen die Daten nur die eine Seite der Medaille und nicht, welche Hintergrundinformationen und Gegebenheiten zu bestimmten Entscheidungen geführt haben. Schau gemeinsam mit dem Fahrer die Route und den Zeitstrahl an und nimm die Erklärungen des Fahrers an und ernst!
Faktenbasiert kommunizieren, nicht anklagend
Da die Daten, wie gesagt, nicht sämtliche Informationen anzeigen, sondern nur den Standort des Fahrzeugs zu einer bestimmten Uhrzeit dokumentieren, zeigen sie auch nur einen Teil der Wahrheit. Sie sind zwar eine neutrale Dokumentation, aber noch kein Beweis für vorsätzliche Böswilligkeit. In der Kommunikation mit dem Fahrer ist es also wichtig, dass du niemanden an den Pranger stellst, sondern neutral bei den Tatsachen bleibst.
Argumente für GPS-Tracking – so überzeugen Sie auch skeptische Fahrer
Das Tolle an GPS-Tracking im Firmenfahrzeug ist, dass es auch für die größten Skeptiker nachhaltige und wichtige Argumente für den Tracker gibt. Denn mit den Trackern können wir viele Dinge nachvollziehen, die im Zweifelsfall auch den Fahrern nützen, wie beispielsweise Abläufe von Unfällen oder den Nachweis von Mehrarbeit oder Sonderleistungen. Außerdem fällt durch das Tracking für den Fahrer auch bürokratischer Aufwand weg, wie beispielsweise das Führen des Fahrtenbuches.
Fazit: Transparenz schützt beide Seiten
Mit GPS-Trackern im Firmenfahrzeug schaffst du Klarheit und Transparenz im Team. Neben Vorteilen wie dem digitalen Fahrtenbuch und optimierten Routen bietet GPS-Tracking die Möglichkeit, Streitigkeiten datenbasiert und neutral zu lösen und langfristig faktenbasiertes Fuhrparkmanagement zu betreiben.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
